Welkom!
In het kader van onze opdracht heeft MOA vzw persoonsgegevens van jou nodig. Bij MOA vzw vinden we de privacy van jouw persoonsgegevens belangrijk. Daarom volgen wij de regels die hiervoor van toepassing zijn (de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG ook wel bekend als de GDPR-verordening), in voege per 25 mei 2018 en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens) en wil MOA vzw in dit document duidelijk en transparant weergeven hoe we jouw persoonsgegevens verwerken.
Wat is dat nu juist: persoonsgegevens verwerken?
Met persoonsgegevens bedoelt men alle informatie die hoort bij een bepaalde natuurlijke persoon: je naam en voornaam, je adres, je bloedgroep, je seksuele geaardheid, religie, telefoonnummer, gsm-nummer, …
Met verwerken bedoelt men het verzamelen, opslaan, gebruiken,… van deze persoonsgegevens.
MOA vzw verwerkt dus een aantal persoonsgegevens. MOA vzw gebruikt deze persoonsgegevens voor het kwaliteitsvol en correct uitvoeren van onze opdracht nl. het voeren van een grondig en professioneel maatschappelijk onderzoek naar de geschiktheid van kandidaat-adoptieouders.
Welke persoonsgegevens verwerkt MOA vzw en hoe gaan we ermee om?
MOA vzw verwerkt volgende persoonsgegevens van kandidaat-adoptanten in het kader van het voeren van een maatschappelijk onderzoek voor adoptie:
-
-
-
-
- Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, geboorte datum, …
- Financiële bijzonderheden: Maandelijkse vaste inkomsten en uitgaven
- Omgevingskenmerken: huisvesting, woonomgeving, sociale controle, sociaal netwerk en adoptie-specifiek netwerk
- Gezinskenmerken: gezinssamenstelling, gezinsdynamiek en gezinsorganisatie
- Ouderkenmerken: de persoonlijkheid, opvattingen met betrekking tot adoptie en specifieke probleemgebieden
- Opvoedingskenmerken: Algemene opvoedingskenmerken en Adoptie-specifieke opvoedingskenmerken
- Samenstelling van het gezin: de gegevens van de kinderen, adoptiekinderen en/of pleegkinderen van de kandidaten (naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, geboorteland,…) en de gegevens van personen die inwonen bij de kandidaten (naam, voornaam, geboortedatum, relatie tot het gezin)
- Gerechtelijke gegevens: tussenvonnis voor de opdracht tot een maatschappelijk onderzoek
- Gezondheidsgegevens: oa. het medisch attest
- Foto
- Beroepssituatie
- Handtekening
- Klachten
- Bij een tweede of volgende adoptie: nazorgrapporten van de reeds aanwezige adoptiekinderen in het gezin; opgemaakt door de adoptiedienst.
-
-
-
MOA vzw verzamelt, gebruikt en verwerkt jouw persoonsgegevens enkel voor zover die relevant en noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze werden verzameld nl. het kwaliteitsvol en correct uitvoeren van onze opdracht nl. het voeren van een grondig en professioneel maatschappelijk onderzoek naar de geschiktheid van kandidaat-adoptieouders.
Is het noodzakelijk dan zal steeds jouw toestemming worden gevraagd.
Wat zijn de rechtsgronden voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?
We verwerken uw persoonsgegevens vanuit noodzakelijkheid om te voldoen aan de wettelijk verplichtingen die vermeld zijn in volgende regelgeving:
-
-
-
-
- Decreet houdende regeling van de interlandelijke adoptie van kinderen van 20 januari 2012.
- Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de voorbereiding bij adoptie van 19 februari 2016.
- Ministerieel besluit betreffende de kwaliteitszorg in het Steunpunt Adoptie en de diensten voor maatschappelijk onderzoek inzake interlandelijke adoptie van 18 december 2013.
-
-
-
Let op: in zoverre de verwerking van de persoonsgegevens plaatsvindt op basis van de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, heeft deze steeds het recht om de gegeven toestemming terug in te trekken. Dergelijke intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan. Ben je in dat geval? Neem dan met ons contact op.
Kunnen jouw persoonsgegevens overgemaakt worden aan derden?
Indien dit noodzakelijk is ter verwezenlijking van de vooropgestelde doeleinden, zal MOA vzw jouw persoonsgegevens delen met derde partijen. Voor het uitvoeren van onze opdracht, maken wij een verslag met advies op dat wordt doorgestuurd naar VCA.
Verder zal MOA vzw de verstrekte gegevens niet aan andere derde partijen doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Daarbuiten kunnen MOA vzw persoonsgegevens delen met derden partijen indien de betrokkene ons daarvoor toestemming geeft.
De persoonsgegevens worden niet doorgegeven naar een land buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij hiervoor de uitdrukkelijke toestemming wordt gegeven of dit noodzakelijk is.
Wat zijn jouw rechten?
Je hebt te allen tijde recht op inzage van jouw persoonsgegevens en je kan ze (laten) verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn, ze in principe laten verwijderen, de verwerking ervan laten beperken en bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens.
Bovendien heb je het recht om een kopie (in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm) van je persoonsgegevens te bekomen of om de overdracht te vragen van de persoonsgegevens aan een derde partij. In deze gevallen kunnen MOA vzw aan jou vragen om je te legitimeren, voordat MOA vzw voldoen aan het verzoek.
Je kan een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van je eigen gegevens sturen naar info@moavzw.be of naar MOA vzw t.a.v. Liesbet Denys – Voskenslaan 38 B – 9000 Gent
Hoe beveiligen wij jouw gegevens?
MOA vzw neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, onbevoegde toegang, verlies, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan.
-
-
-
-
- De medewerkers van het MOA vzw die uw gegevens kunnen inzien, verzamelen en/of verwerken zijn gebonden aan het beroepsgeheim. Hierover werden duidelijke afspraken gemaakt.
- Voor de toegang tot ons online platform waarop alle dossiers (inclusief de persoonsgegevens) worden bewaard is een MFA (meervoudige verificatie) toegevoegd. Dit is een beveiligingslaag bovenop het aanmeldingsproces met gebruikersnaam en paswoord. Wanneer medewerkers toegang willen tot een account of app, moeten ze hun identiteit nog een keer extra verifiëren en goedkeuren via de Authetication-app op hun telefoon.
- Wij bewaren jouw persoonsgegevens enkel digitaal op ons dubbel beveiligd online platform.
- Documenten/dossiers waarop persoonsgegevens staan en die werden uitgeprint worden niet langer dan noodzakelijk bijgehouden (de duur van het dossier) en bewaart in een archiefkast met slot. Na het afsluiten van het dossier wordt het papieren dossier versnippert met een versnipperaar met een DIN P4 -norm.
-
-
-
Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van door MOA vzw verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact met MOA vzw op via info@moavzw.be of naar MOA vzw t.a.v. Liesbet Denys – Voskenslaan 38 B – 9000 Gent
Hoe lang worden deze gegevens bewaard?
MOA vzw archiveert de dossiers enkel digitaal en dit tot 10 jaar na de laatste adoptie.
De papieren dossiers die om praktische redenen werden uitgeprint, worden na het afsluiten van het dossier versnippert met een versnipperaar met een DIN P4-norm.
Geheimhouding en vertrouwelijkheid
MOA vzw is verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens die zij ontvangt. Uitzondering op deze regel is slechts mogelijk voor zover een wettelijk voorschrift of een rechterlijk bevel de verwerker tot mededelen verplicht of wanneer de gegevensverstrekking plaatsvindt in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke. De geheimhouding blijft van kracht na het overdragen of beëindigen van deze overeenkomst.
Hoe wordt er omgegaan met beeldmateriaal?
MOA vzw springt zorgvuldig om met foto’s en video. De foto’s verkregen in het kader van het maatschappelijk onderzoek dienen enkel voor intern gebruik en worden enkel digitaal bewaard in het dossier van de betreffende persoon.
Voor het maken en gebruiken van beelden vraagt de vereniging toestemming. Die kan expliciet zijn (door het ondertekenen van een document) of impliciet (bv. door poseren voor een foto). Daarnaast bestaan er uitzonderingen waarvoor geen toestemming vereist is (bv. een groep mensen).
Iedereen die (ook achteraf) een probleem heeft met het maken of gebruik van een foto kan eenvoudig contact opnemen van de vereniging.
Wat als er iets misloopt bij de verwerking van jouw persoonsgegevens?
De regels rond GDPR legt op dat bij een ernstige inbreuk op de beveiliging van gegevens van natuurlijke personen dit binnen de 72 uur aan alle betrokkenen moet worden gemeld. Die maatregel is van toepassing wanneer er een groot risico is voor de veiligheid en vrijheid van de betrokkenen.
Daarnaast zal er ook aangifte gedaan worden bij de bevoegde autoriteit gegevensbescherming volgens de daarvoor voorziene wettelijke procedures.
Tenslotte stelt MOA vzw dan ook alles in het werk om deze problemen zo snel mogelijk op te lossen en werken we ons beveiligingsbeleid bij om gelijkaardige problemen in de toekomst te vermijden.
Waar kan je terecht met klachten?
Je mag onze vereniging bij klachten altijd contacteren. De contactgegevens staan in deze privacyverklaring.
Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
-
-
-
-
- Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
- www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
- contact@apd-gba.be
-
-
-
Hoe kan je ons contacteren?
Heb je vragen of opmerkingen? Aarzel niet en neem onmiddellijk contact met ons op.
Maatschappelijk Onderzoek voor Adoptie vzw
MOA vzw
Voskenslaan 38 B
9000 Gent
09/324.41.12